Hoy en día, las empresas requieren mecanismos ágiles que garanticen que sus empleados estén en contacto con sus actividades. En la mayoría de los casos, sus actividades están relacionadas con objetivos concretos que requieren de la participación de varios de ellos. Estos equipos de trabajo requieren compartir información temporal o periódicamente, revisar referencias, coordinar actividades, dar seguimiento a acciones, compartir y mejorar ideas, documentos, intercambiar opiniones sobre temas, etc.
¿Qué es un espacio de trabajo?
Un espacio de trabajo es una herramienta informática en web que proporciona servicios para que un grupo de personas puedan realizar actividades de colaboración en forma asincrónica o síncrona. El portal corporativo cuenta con servicios que permiten la creación, administración, cierre o borrado de espacios de trabajo, además de servicios que permiten trasladar los resultados del trabajo colectivo a repositorios generales que administran y permiten compartir la información dentro de la organización.
Modelos de colaboración
Los grupos de trabajo tienen distintas formas de organización para llevar a cabo sus actividades.
• Colaboración formal.
En la colaboración formal se realiza la coordinación de tareas de todos los miembros.
Normalmente existe la figura de coordinador dentro del espacio de trabajo y él tiene la capacidad para asignar tareas y dar seguimiento a las mismas. Los miembros reportan sus actividades y sus contribuciones son evaluadas y revisadas por los coordinadores y publicadas una vez validadas.
• Colaboración centrada en actividades.
En la colaboración centrada en actividades, la coordinación no está centralizada y se pueden formar subequipos de trabajo, que pueden requerir espacios de trabajo independientes o no.
• Colaboración ad-hoc.
En la colaboración ad-hoc no existen reglas de coordinación, cada miembro puede asignar tareas a otros y se da seguimiento de forma individual. La contribución de los miembros se publica directamente y la información se valida por consenso de opiniones.
Características de un espacio de trabajo
• Mecanismos de seguridad para validar el ingreso sólo a miembros.
• Capacidad de adaptación para personalizarlo en función de los objetivos para el que fue creado.
• Servicios de colaboración síncrona y asíncrona, tales como correo, mensajería instantánea, sensor de presencia, agenda, etc.
• Servicios para la administración de documentos.
• Servicios para la administración de contenido.
• Servicios para administrar privilegios de los miembros.
• Servicios para enlazar información externa o interna a la organización.
• Agenda grupal para coordinar actividades del equipo de trabajo.
• Foros de discusión.
• Avisos grupales e individuales.
• Administrador de encuestas.
• Mecanismos de notificación para alertar al miembro sobre información actualizada o nueva.
• Servicios de publicación RSS para difundir resultados, noticias o eventos del grupo de trabajo.
Ventajas y desventajas de un espacio de trabajo
• Mejora la productividad de los equipos de trabajo.
• Permite organizar la información y disponer de ella aun cuando los miembros se encuentren en lugares distintos.
• Permite compartir información en modo asíncrono, es decir, dependiendo de la disponibilidad de tiempo del usuario.
• Optimiza los recursos humanos, ya que el usuario es notificado cuando hay cambios o nueva información.
• Reduce la necesidad de realizar reuniones presenciales.
• Mejora la comunicación entre miembros.
• Reduce la pérdida de información, ya que la centraliza.
• Reduce la desincronización de información, ya que las últimas versiones siempre están en el espacio de trabajo.
• Reduce tiempos en la búsqueda de información.
• Coordina las actividades de los miembros y avisa cuando hay actividades vencidas.
DESVENTAJAS
• Requieren de un cambio de cultura en los empleados.
• Requiere que los miembros tengan conocimientos básicos de informática.
• Requiere recursos adicionales de software y hardware.
• Los servicios síncronos aumentan los requerimientos de ancho de banda de la empresa.
Existen distintos software para la colaboración de grupos de trabajo un ejemplo de esto es el Software IBM Lotus Quickr.
Este software se diseño para transformar el modo en que colaboran los grupos de trabajo en proyectos comunes y de compartir los contenidos de cada día, como documentos y medios interactivos.
Este tipo de software ofrece herramientas como:
Las características de una plataforma de colaboración de equipo son:
1. Facilidad de Integración:
–“Es una plataforma propietaria y no es fácil de personalizar e integrar con nuestros sistemas”
–“La Colaboración es una herramienta más, no se integra en mi día a día”
2. Acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento:
–“Necesito colaboración global, no únicamente con mis compañeros”
–“Necesito disponer de mis aplicaciones y de mis documentos incluso cuando no estoy conectado”
3. Facilidad de Uso:
–“Necesito una herramienta que cumpla las necesidades impuestas por mi negocio pero que no me exija esfuerzos en formación; las herramientas que tenemos son muy difíciles de usar...”
Conclusiones
Los espacios de trabajo son una herramienta útil para los grupos de trabajo en una organización. Generan ahorros considerables de recursos, mejoran la productividad, permiten rescatar los recursos generados en los grupos, integrando prácticas de administración del conocimiento. En los próximos años aparecerán en el mercado, herramientas que permitirán colaborar a distancia aún más y sobre todo hacerlo de forma más simple.
BIBLIOGRAFIA
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Jose García Salas
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